Già lo scorso maggio 2015 è scaduto il periodo transitorio di un anno per l’adeguamento dei laboratori a seguito dell’approvazione delle regole fissate in data 27-28 maggio 2014 dall’Assemblea Generale di EA – Risoluzione EA GA 2014 (33)31 relativa al requisito 5.10.9 della norma UNI CEI EN ISO/IEC 17025:2005:
Riemissione dei rapporti di prova quando cambia il nome/marchio commerciale del prodotto analizzato (par. 5.10.9 UNI CEI EN ISO/IEC 17025)
“I rapporti di prova devono essere riemessi solo in caso di correzione di errori e di inserimento di informazioni/dati omessi ma disponibili al momento dell’esecuzione delle prove. Deve essere fornita un’ unica identificazione del campione e può essere mostrata qualunque etichettatura o brand del produttore identificati come tali. La pratica da parte di un Laboratorio accreditato di riemettere un rapporto di prova sotto accreditamento quando il nome/marchio commerciale del prodotto analizzato è cambiato (senza aver effettuato nuovamente le prove) non è permessa, anche quando ci sia un chiaro riferimento al rapporto di prova iniziale che viene sostituito. Il prodotto analizzato sarà stato chiaramente identificato sia nel riesame del contratto che nel rapporto di prova. Il Laboratorio non deve assumersi la responsabilità di dichiarare che il prodotto con il nuovo nome/marchio commerciale è esattamente identico a quello analizzato; questa responsabilità è a carico del cliente. E’ definito un periodo transitorio di un anno per la completa applicazione della risoluzione in modo da consentire al mercato di adeguarsi alle nuove regole”. (ACCREDIA)
Secondo quanto stabilito dalla Risoluzione EA, entrata in vigore in via definitiva, non sarà più possibile per i laboratori accreditati riemettere rapporti di prova cambiando le informazioni relative al nome commerciale del prodotto o al marchio del prodotto (compreso il nome del produttore), presenti nella descrizione del campione, anche con esplicito riferimento al Rapporto di Prova precedentemente emesso.
Sarà possibile modificare la descrizione del Rapporto di Prova nei seguenti casi:
errori di inserimento di informazioni e/o dati omessi ma già disponibili al momento dell’esecuzione delle prove, ovvero nel caso di errori commessi dal laboratorio stesso. In tal caso è sufficiente che il Cliente informi il laboratorio per via telefonica o per e-mail dell’errore e il laboratorio procederà con l’emissione di un’errata corrige o di un supplemento del Rapporto di Prova che annulla e sostituisce quello precedente.
Errori commessi dal Cliente nella compilazione dei documenti di accompagnamento e/o nella trasmissione di informazioni al laboratorio, previa comunicazione scritta dello stesso Cliente su propria carta intestata, datata, timbrata e firmata, o tramite PEC (Posta elettronica certificata) dichiarando che la prima descrizione trasmessa era errata (riportare motivazione, es. errore di trascrizione, comunicazione, ecc.) e riportando la nuova descrizione da inserire o l’integrazione di eventuali informazioni mancanti.
In ogni caso, non sarà possibile modificare la descrizione del campione sul Rapporto di Prova quando le modifiche richieste comportano un cambiamento del nome commerciale/marchio del prodotto o nome del produttore/marchio del prodotto, anche se la richiesta perverrà con la comunicazione sopra indicata.
Si richiede pertanto a tutti i Clienti la massima attenzione nella redazione dei documenti di accompagnamento dei campioni al Laboratorio indicando chiaramente la descrizione completa del campione che si desidera sia riportata sul Rapporto di Prova.